Datenschutz

Hier steht, welche persönlichen Daten das Service-Portal verarbeitet, wozu, wie lange – und welche Rechte du hast. Stand: 27.10.2026.

1. Verantwortlich

Ettlich Gastronomie GmbH
Stadtbahnstraße 32, 22393 Hamburg
Vertreten durch: Mathias Ettlich
Telefon: 040/64106968
E-Mail: Info@Ettlich-Verwaltung.de

Für alle Fragen zum Datenschutz und um deine Rechte geltend zu machen, schreib uns an Info@Ettlich-Verwaltung.de.

2. Wofür dieses Portal da ist

Das Service-Portal ist ein internes Arbeitswerkzeug für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Defekte an Fahrzeugen und in den Filialen melden, Anleitungen und Schulungen, Reinigung und Tagesaufgaben, Inventur und Wareneingang, Bestellungen, Aushänge und Kontakte. Dazu kommen wenige Teile für Außenstehende: Stellenanzeigen mit Bewerbung, ein Kontaktformular und das Melden von Defekten an Fahrzeugen über einen QR-Code.

3. Beim Aufruf der Seiten

Hosting. Das Portal läuft auf dem Server unseres Hosting-Anbieters. Er verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Wie bei jeder Webseite verarbeitet der Server beim Aufruf technisch bedingt Angaben wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Browser – zum Ausliefern der Seiten und zur Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Cookie und Speicher im Browser. Das Portal setzt nur ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, damit Anmeldung und Formulare funktionieren; es endet mit dem Schließen des Browsers, nach 15 Minuten ohne Aktivität wirst du abgemeldet. Im Speicher deines Browsers legt das Portal nur technische Hilfen ab: noch nicht übertragene Inventur-Zählungen (damit bei schlechtem Empfang nichts verloren geht) und die Ansicht der Seitenübersicht in der Verwaltung. Keine Werbe- oder Analyse-Cookies, kein Tracking, keine externen Schriften (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

Schutz vor Missbrauch. Bei einer falschen Anmeldung speichern wir die IP-Adresse 15 Minuten lang, um Passwort-Rateversuche zu bremsen; gelöscht wird sie spätestens am Folgetag. Damit Formulare nicht massenhaft benutzt werden, merken wir uns die IP-Adresse höchstens 24 Stunden lang – nur als nicht umkehrbarer Prüfwert. Ein Fehlerprotokoll hält bei technischen Fehlern Zeit und aufgerufene Seite fest, ohne IP-Adresse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Programmteile von außen. Für zwei Funktionen lädt dein Browser Programmteile von fremden Servern, und diese erhalten dabei deine IP-Adresse: das Lesen von PDF-Rechnungen und das Scannen von Barcodes in der Inventur (über jsDelivr, betrieben von Prospect One sp. z o.o., Polen, ausgeliefert über Rechenzentren u. a. von Cloudflare und Fastly) sowie die Vorschaubilder der Seitenübersicht in der Verwaltung (über cdnjs von Cloudflare, Inc., USA). Geladen wird nur, wenn du die Funktion benutzt, und nur genau die Datei mit der hinterlegten Prüfsumme. Eine Übermittlung in Drittländer wie die USA ist dabei nicht ausgeschlossen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (zuverlässige Bereitstellung dieser Funktionen).

Videos. Enthält eine Anleitung ein Video von YouTube (Google Ireland Limited) oder Vimeo (Vimeo.com, Inc., USA), wird es erst geladen, wenn du auf „Video abspielen“ tippst. Erst dann erhält der Anbieter deine IP-Adresse und kann Cookies oder ähnliche Techniken einsetzen; dabei können Daten in die USA gelangen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG – dein Klick).

4. Benutzerkonto

Für dein Konto speichern wir Name, Benutzername, auf Wunsch E-Mail und Telefon, das Passwort (nur als nicht umkehrbarer Hashwert), Profil, Filialen, Sprache und den Zeitpunkt der letzten Anmeldung. Richtest du die Zwei-Faktor-Anmeldung ein, speichern wir den geheimen Schlüssel für die Authenticator-App. Wer einen Zugang beantragt, wird erst nach Prüfung durch einen Administrator freigeschaltet; die Administratoren bekommen dazu eine E-Mail.

Die Konten werden monatlich geprüft. Ein Konto, das 30 Tage nicht benutzt wurde, wird gesperrt. Nach dem Austritt wird das Konto 90 Tage später automatisch gelöscht – mit ihm der Schulungsstand und der Verlauf.

Verpflichtung zur Vertraulichkeit. Vor der Nutzung bestätigst du jeden Monat die Verpflichtung zu Vertraulichkeit und Datenschutz. Gespeichert werden deine Entscheidung, Datum, Uhrzeit, Fassung, Name und E-Mail. Diese Nachweise bewahren wir als Beleg dafür auf, dass die Verpflichtung erfolgt ist – auch über das Ende der Tätigkeit hinaus (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO, Art. 5 Abs. 2 und Art. 29 DSGVO).

Regeln & Verhalten. Bestätigst du unter „Wissen → Regeln & Verhalten“, dass du unsere Regeln gelesen hast, speichern wir je Regel deinen Namen, Datum und Uhrzeit, die bestätigte Fassung und ob du sie einzeln je Themengruppe, alle auf einmal oder im Training bestätigt hast. Diese Nachweise lassen sich nicht nachträglich ändern und bleiben – wie bei der Verpflichtung – als Beleg erhalten. Die Verwaltung sieht, wer welche Fassung bestätigt hat und bei wem es noch aussteht.

5. Was bei der Arbeit festgehalten wird

Das Portal hält fest, was zur Arbeit gehört und nachgewiesen werden muss – nicht, was du dir nur ansiehst. Es gibt keine Leistungs- oder Verhaltensauswertung und keine Ortung im Hintergrund.

• Mein Verlauf: abgehakte Reinigung, gemeldete und bearbeitete Defekte, abgeschickte Bestellungen und gemeldete Portal-Probleme – mit Zeit und Filiale. Einträge werden nach 90 Tagen gelöscht. Sehen können ihn du selbst, die Administratoren und die Filialleitung für Einträge aus ihrer Filiale. Der Beschwerdekasten steht dort nie.
• Reinigung und Tagesaufgaben: wer wann was erledigt hat, mit Bemerkung und – bei der Reinigung – einem Nachweisfoto (bitte nur den gereinigten Bereich fotografieren, keine Personen). Wird nach 365 Tagen gelöscht. Zweck: Hygiene-Nachweis (Art. 6 Abs. 1 lit. b, c DSGVO).
• Defektmeldungen: die Angaben aus dem Formular, ein optionales Foto, ein optional angegebener Name und – wenn du angemeldet bist – dein Konto, damit Rückfragen möglich sind. Ist die Standortabfrage eingeschaltet, wird der Standort nur mitgeschickt, wenn du selbst auf den Knopf tippst und dein Handy es erlaubt. Bearbeitungsschritte und Kommentare stehen mit Namen dabei. Die Meldung geht zusätzlich per E-Mail an die zuständige Stelle. Meldungen bleiben für die Fahrzeug- und Filialhistorie gespeichert, bis sie gelöscht werden.
• Inventur und Wareneingang: wer gezählt und wer eine Rechnung gebucht hat. Diese Angaben gehören zu den Geschäftsunterlagen und bleiben so lange, wie sie dafür und für gesetzliche Aufbewahrungspflichten gebraucht werden.
• Bestellungen (Equipment-Shop, Warenbestellung beim Lieferanten): wer was für welche Filiale bestellt hat. Shop-Bestellungen gehen per E-Mail an die Verwaltung, Warenbestellungen an den Lieferanten – mit deiner E-Mail-Adresse als Antwortadresse, falls hinterlegt.
• Schulungen: welche Schulung du gelesen und abgeschlossen hast und die Ergebnisse der Abfragen – für den Nachweis der Unterweisung. Einsehen können das die Verantwortlichen für Schulungen.
• Projekte, Aufgaben, Fahrzeug-Termine, Schwarzes Brett: wer etwas eingestellt oder erledigt hat. In den Fahrzeug-Stammdaten steht zusätzlich, wer für ein Fahrzeug zuständig ist; beim Melden eines Defekts sind davon nur Kennzeichen bzw. Nummer, Modell und Filiale zu sehen.
• Ansprechpartner und Kontakte: Name, Funktion, Telefon und E-Mail, soweit eingetragen. Welche Filialen und Profile einen Kontakt sehen, legt die Verwaltung je Kontakt fest. Die Ansprechpartner einer Filiale erscheinen auch auf der Begrüßung neuer Mitarbeiter (QR-Code im Personalbereich, nur nach Anmeldung) – dort stehen nur dienstliche Kontaktdaten.
• Kalender: was ansteht – etwa Urlaube, Probetage, Veranstaltungen und Feiertage – mit Zeitraum, optional Name der Person, Filiale und Beschreibung, dazu wer den Eintrag angelegt hat und die Kommentare mit Namen. Wer einen Eintrag sehen kann, wird je Eintrag festgelegt (Profile, Filialen oder einzelne Personen); Urlaube und Probetage sind zunächst nur für Verwaltung und Filialleitung eingestellt. Einträge werden 24 Monate nach ihrem Ende samt Kommentaren gelöscht – Zweck: Planung von Dienst, Vertretung und Veranstaltungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Personaldokumente: Schreiben an Mitarbeiter wie Abmahnung, Kündigung oder Aufhebungsvertrag werden im Portal aus Vorlagen erstellt, aber nicht gespeichert: Name, Anschrift und die übrigen Angaben werden für jedes Schreiben neu eingegeben, als Vorschau gezeigt und gedruckt oder als PDF heruntergeladen – danach ist nichts davon im Portal. Damit beim Eintippen der Anschrift PLZ und Ort vorgeschlagen werden, fragt das Portal den eingetippten Straßennamen – ohne Hausnummer und ohne Namen – beim offenen Straßenverzeichnis „OpenPLZ API“ (openplzapi.org) ab; die Anfrage stellt unser Server, nicht dein Browser. Zugriff haben ausschließlich die Administratoren und ausdrücklich dafür berechtigte Profile – nicht die Filialleitung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).
• Änderungen in der Verwaltung: ein Protokoll, wer was in der Verwaltung geändert hat – zur Sicherheit und Nachvollziehbarkeit. Wird nach 365 Tagen gelöscht.
• Beschwerdekasten: Anonyme Meldungen enthalten nur den Text und – wenn du freiwillig eine angibst – eine E-Mail-Adresse für die Antwort; wer sie abgeschickt hat, wird nicht gespeichert und nirgends mitgeschrieben. Meldungen mit Namen enthalten den Namen. Sie bleiben, bis sie bearbeitet sind und nicht mehr gebraucht werden.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Arbeitsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), gesetzliche Pflichten etwa zu Hygiene und Arbeitsschutz (lit. c) und unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, nachvollziehbaren Betrieb (lit. f). Die Angaben für dein Konto brauchst du, um das Portal zu nutzen.

6. Bewerbungen

Bewirbst du dich über eine Stellenanzeige, speichern wir Name, E-Mail, Telefon, deine Nachricht und die hochgeladenen Unterlagen und schicken sie per E-Mail an unser Personalwesen – ausschließlich für das Bewerbungsverfahren (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Nach Abschluss des Verfahrens werden Bewerbung und Unterlagen nach 6 Monaten gelöscht; diese Frist brauchen wir, um uns gegen Ansprüche etwa nach dem AGG verteidigen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wirst du eingestellt, kommen die Unterlagen in die Personalakte.

7. Kontaktformular und Fahrzeug-Defekt melden ohne Anmeldung

Kontaktformular (Standorte & Kontakt): Name, E-Mail, optional Telefon, Standort und Nachricht – nur zum Beantworten deiner Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Die Nachricht geht zusätzlich per E-Mail an die zuständige Stelle. Erledigte Anfragen werden nach 90 Tagen gelöscht.

Fahrzeug-Defekt melden über den QR-Code: die Angaben aus dem Formular, ein optionales Foto und ein freiwillig angegebener Name; ohne Anmeldung wird kein Konto gespeichert. Sonst gilt das zu Defektmeldungen Gesagte. Defekte in der Filiale lassen sich nur nach der Anmeldung melden.

8. Empfänger

Innerhalb der Firma sehen Daten nur die Personen, die sie für ihre Aufgabe brauchen – das regeln Profile und Rechte im Portal. Außerhalb: unser Hosting-Anbieter und E-Mail-Anbieter (als Auftragsverarbeiter), Lieferanten für Bestellungen sowie die unter Punkt 3 genannten Anbieter von Programmteilen und Videos. Eine Weitergabe zu Werbezwecken gibt es nicht. Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilbildung findet nicht statt.

9. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und – soweit wir uns auf berechtigte Interessen stützen – auf Widerspruch aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben (Art. 21). Eine Einwilligung (etwa durch den Klick auf ein Video) kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen. Schreib uns dazu an Info@Ettlich-Verwaltung.de.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO) – zuständig für uns ist die Aufsichtsbehörde des Landes, in dem wir unseren Sitz haben (22393 Hamburg).